Jó dolog, ha gyakran jegyzetelsz - notikra, apró papírfecnikre, vagy épp a telefonod jegyzetfüzetébe -, egészen addig, amíg elő is kerülnek ezek az ötletek, jegyzetek, feladatok, telefonszámok. Évekkel ezelőtt, amikor még egy kreatív ügynökségnek dolgoztam, az egyik céges tréning alkalmával ismerkedtem meg a GTD-vel (Get things done), és az ezzel járó asana-val. Ma röviden írok arról, hogy mi is az a GTD, és milyen hatással tud lenni az életedre, és azt is bemutatom, hogy én hogyan használom a hétköznapjaimban.

"A GTD középpontjában az áll, hogy könnyítsünk a pszichés terhen, ürítsük ki az agyunkat, és az ott tárolt információkat rakjuk inkább egy megbízható rendszerbe. Ugyanis az agyunk arra kiváló, hogy ha megadjuk neki azt, hogy hol vagyunk és hogy hova akarunk eljutni, akkor megtalálja rá a kreatív megoldásokat, de kevésbé jó abban, hogy az információkat tárolja és a megfelelő időpontban emlékeztessen rá minket, azaz se előbb, se később." - írja blogjukon Doma. 

Lépésenként bemutatom, hogy nálam hogyan néz ki a szortírozás folyamata, ugyanis ha ezt a részt nem csinálod meg jól, hiába is állsz neki a rendszerezésnek.. Semmire sem fogsz menni. 

1. lépés: Mindent egy helyre! 

Minden vasárnap legalább 1 órát töltök azzal, hogy összegyűjtsem az összes aktuális héten készített jegyzetemet. Ilyenkor előkerül minden apró papír, füzetek, a szinkronizált Jegyzet alkalmazás összes tartalma (telefon, iPad, laptop heti termés), hangjegyzetek, és nem utolsó sorban az e-mailjeim.

2. Rendszerezd! 

Onnantól kezdve, hogy előttem minden ötlet, feladat, tennivaló, először fontossági sorrend alapján szortírozom őket. Ha pedig ezzel is megvagyok, irány az asana. Regisztrálj, és gyere vissza - ha pedig időd engedi, a tutorial videó sokat segíthet: 

Az én felületemen több projektet vittem fel annak idején (blog, könyv, előadások, workshopok, stb.), és minden vasárnap az aktuális feladatokat fontossági sorrend szerint ide viszem fel. Emellett mindegyik feladat mellé kerül az is, hogy:

- az aktuális feladat elvégzéséhez mennyi időre van szükségem,
- és melyik az a feladat, amihez nem kell internet,
- melyik az, amihez kell,
- és mit tudok elvégezni akár a telefonomról/laptopomról is. 
Utóbbi azért jó, mert lesz, amikor mondjuk épp vonaton ülsz, és nincs neted, de nálad a laptopod, és unatkozol.. Ilyenkor elő lehet kapni a laptopot, és tudsz haladni az adott feladattal.

Bloggerek figyelmébe ajánlom a következőt: A külföldi utazásoknál érdemes kipróbálni, hogy amikor például tömegközlekedsz, vagy valakire vársz, és van időd, töltögesd fel az elkészített képeidet instagramra - igen, tudom, net nélkül nem fogod tudni, pontosan ez a lényeg. Ettől függetlenül az instagram megpróbálja, és kiteszi a hírfolyam legtetejére miniben a képet, és jelzi, hogy nem tudja feltölteni, de ad lehetőséget arra, hogy újra megpróbálkozz vele -- így amikor nethez kerülsz csak annyi dolgod lesz, hogy megkérd, hogy próbálkozzon újra, és így egy pillanat alatt már kint is vannak a képeid.

Ez a felület például családon belül is hasznos tud lenni, tekintve, hogy másokat is hozzáadhatsz egy projekthez, és határidőket is meg tudsz jelölni.  
Ötletek otthoni használatra: 

- Tegyük fel, mindig elfelejted, hogy mikor kell befizetned a számláidat. Itt még azt is beállíthatod, hogy minden hónap melyik napján kapj értesítést arról, hogy számlákat kell fizetned, ráadásul csak egyszer kell felvinned, és onnantól kezdve minden egyes hónapban figyelmeztet, és berakja a napi feladatok közé.
- Családon belül egymásnak is adhattok feladatokat az adott hétre! Könnyen tervezhetőek a családi programok, az otthon elvégzendő feladatok, akár bevásárló listát is vezethettek közösen! 

3. Napi használat

Minden napomat azzal kezdem, hogy megnézzem, milyen feladatok várnak rám aznap. Amint elvégeztem egy feladatot, már pipálom is ki, és jöhet a következő. A nap végén pedig újra megnézem, hogy mi az, ami mondjuk megmaradt, azt átviszem a következő napra. Az alkalmazást minden eszközre letöltheted. 

Már GTD-vel kapcsolatos kutatások is léteznek, és kiderült, hogy azok, akik használják a GTD rendszerét (keresd érte Domáékat!), sokkal nyugodtabbak lesznek, nem stresszelnek annyit.

A kutatás eredménye a következő:
- az, aki kipróbálja a GTD technikáját, sokkal tudatosabb lesz a feladataival kapcsolatban, tekintve, hogy tökéletesen tudja, hogy mit kell és mit nem kell elvégeznie,
 - felszabadul a memóriád, nem kell milliónyi feladatot tárolnod, ugyanis ezt megteszi helyetted az Asana,
- tudod, hogy mi a következő lépés, és azt is, hogy mennyi idő áll rendelkezésedre ahhoz, hogy megtedd, 
- pontosan látod, hogy mit kell tenned ahhoz, hogy végezz, másképp lehet, hogy elvesznél a folyamatban, és úgy éreznéd, túl sok idő kell a megoldásukhoz.

Ha pedig érdekel, hogy hogyan tudod a lehető legtöbbet kihozni a GTD-ből tegyük fel cégen belül, vagy csak úgy általában foglalkoztat a téma, ez az oldal segíteni fog: http://www.hamar.hu/blog/  Figyeld a tematikus budapesti meetupokat, vagy keresd meg Domáékat, akik megmutatják, hogy hogyan tudod használni az asana-t (akár szervezeti szinten is), és megtanítják azt is, hogy milyen szempontok szerint tudod rendszerezni azt, ami a fejedben van. Imádni fogod!